Office Manager

Ben jij onze nieuwe energieke en georganiseerde Office Manager met een glimlach?
Word jij blij van een afwisselende werkdag en ben jij het liefst het eerste aanspreekpunt voor klanten, collega’s en bezoekers? Ben je representatief, super georganiseerd en haal je voldoening uit een strak lopend kantoor? Dan hebben wij een leuke functie voor jou!

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben jij hét gezicht én de ruggengraat van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van een warm welkom voor gasten tot het ondersteunen van je collega’s met administratieve en organisatorische taken. Je schakelt moeiteloos tussen telefoontjes, e-mails, agenda’s en het regelen van facilitaire zaken. Ook help je bij het organiseren van personeelsevents en hou je ons ERP-systeem tiptop in orde. Kortom: jij bent onmisbaar!

Taken/verantwoordelijkheden 

Ondersteuning Commercieel Adviseurs & Projectleiders: 

1. Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken en het versturen van inkoopopdrachten en daarnaast ben je bezig met het afschrijven van onderaannemers 

2. Je maakt projecten aan in het ERP systeem 

3. Je zorgt ervoor dat de statussen m.b.t. projecten bijgewerkt zijn, de rapportering hiervan, de archivering en afhandeling van projecten in het ERP systeem 

4. Je zorgt voor het aanmaken en beheren van de relatiegegevens in het ERP systeem 

5. Het inscannen en opslaan van contractmappen 

6. Je onderhoud het relatiebestand van klanten en leveranciers 

Algemene ondersteuning: 

1. Je geeft onze gasten een warm welkom 

2. Je neemt de telefoon aan en verzorgt het post- en mailverkeer (secretariaat mailbox) 

3. Je zorgt voor een optimaal beheer van de agenda 

4. Je verzorgt de correspondentie 

5. Het inplannen van incompany cursussen en opleidingen (o.a. VCA, BHV, MS Office) 

Facilitaire ondersteuning: 

1. Je beheert en bestelt kantoorartikelen 

2. Je houdt de printerruimte en algemene opslagruimte netjes  

3. Je regelt kaartjes, bloemstukken e.d.  

4. Je bestelt bedrijfskleding 

5. Je ondersteunt bij personeelsevents (Sinterklaas, Kerst, kraamvisites, bruiloften, uitstapjes, personeelsfeest, jubilea, begrafenis) 

Functie-eisen 

1. MBO werk -en denkniveau (een diploma in een secretariële of administratieve richting is een grote pré) 

2. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal. Daarnaast beheers je ook de Engelse en/of Duitse taal 

3. Je hebt werkervaring met het MS Office pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) 

4. Je hebt een Representatieve en verzorgde uitstraling (je bent namelijk ons visitekaartje) 

Wat bieden wij:

1. Uitdagende baan bij een ambitieus Brabants bedrijf met een plezierige werksfeer

2. Veel verantwoordelijkheid en vrijheid in je rol

3. Markconform salaris, 40 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)

4. Opleidingsmogelijkheden

5. Pensioenregeling
   

Over ons:

Wij zijn een snelgroeiende bouworganisatie (85 collega`s) en een gevestigde naam in de wereld van bedrijfshuisvesting. We zijn ontzettend trots op de groeiende lijst van projecten op het gebied van logistiek, industrieel en bedrijfsmatig vastgoed. Van idee tot oplevering. Unibouw gaat geen uitdaging uit de weg. Ons doel is dat we elke dag met plezier naar ons werk gaan en samen streven naar succes. Onze propositie is gebaseerd op de volgende kernwaarden; loyaliteit, betrokkenheid, verantwoordelijkheid, teamgevoel, ambitie en ondernemerschap. We willen dat je je bij ons thuis voelt en geniet van een werkomgeving waar we sociaal en behulpzaam met elkaar omgaan zonder de ambitie te verliezen. Pas jij in dit plaatje? Solliciteer dan nu via de link!